Приклади стилю написання ділових листів

Уміння писати діловий лист - важливий навик. Навіть у сучасному світі електронної пошти та тексту, орієнтованому на текст, трапляється багато випадків, коли неформальне спілкування є невідповідним, і потрібен офіційний діловий лист. Більшість усіх вивчили основи написання ділового листа ще в школі. Але для написання ділового листа є більше, ніж просто структура та формат, ви також повинні враховувати зміст та стиль.

Зміст і стиль

Зміст і стиль насправді просто означають те, що ви говорите в листі і як ви це говорите. Більшість ділових листів є відносно офіційними, вимагають використання одного з невеликого набору привітань чи закриттів, написаних на рівні складності, відповідного читачеві рівня коледжу, та загальним тоном, що відображає поєднання впевненості та ввічливості.

Офіційні ділові листи

Офіційний діловий лист повинен бути достатньо формальним, щоб виявити всю належну повагу до кореспондента, але не настільки формальний, щоб перешкоджати спілкуванню. Ви повинні згадати назви вакансій, але намагайтеся використовувати нейтральні назви, а намагайтеся використовувати лише один раз у листі. Уникайте зайвих займенників чоловічого роду і не намагайтеся триматися подалі від фраз, що відображають вік чи стать. Постарайтеся якомога більше використовувати активний голос і ретельно структуруйте свій лист, щоб підкреслити важливі моменти та передати своє повідомлення.

Менше офіційних листів бізнесу

З точки зору континууму, мабуть, найкраще думати про менш офіційні ділові листи, а не про неофіційні ділові листи, оскільки навіть відносно неформальний діловий лист все ще досить структурований і, як очікується, відповідає конвенціям порівняно з особистим листом. Якщо ви виберете менш формальний тон, який залишає вам трохи можливостей використовувати більш захоплену та позитивну мову, як це доречно, і трохи більше свободи в структуруванні основного змісту вашого листа, щоб бути максимально комунікативно ефективним. В менш офіційному діловому листі прийнятний жирний шрифт, курсив, підкреслення тощо - це все-таки слід застосовувати нечасто.

Спеціальні ділові листи

Ділові листи керують гамою від запрошень приєднатись до ради директорів компанії до повідомлення про розірвання договору, а кілька діючих конвенцій застосовуються до спеціальних ділових листів, таких як лист-заява до школи або програми стажування або супровідний лист при прийомі на роботу. Більшість спеціальних ділових листів вимагають чогось від адресата, тому такий діловий лист повинен бути ввічливим, позитивним та надавати всю інформацію, необхідну для того, щоб інша сторона рухалася вперед із проханням відправника. Бути специфічним. Не розповідайте свою життєву історію. Перейдіть до справи, зробіть свою справу якомога красномовнішою, включаючи будь-яку необхідну інформацію, і рухайтеся далі. Основна частина листа в більшості випадків повинна містити не більше трьох-чотирьох абзаців.

Follow us

Don't be shy, get in touch. We love meeting interesting people and making new friends.